Jaettu osoitekirja

Jaettu osoitekirja

Jaettu osoitekirja on yhteistoimintatyökalu. Tällaisen työkalun periaatteena ja etuna on, että pystytään jakamaan kunkin yrityksen jäsenen hallussa olevat tiedot. Yhteystiedot jaetaan ja monet prosessit optimoidaan.

Miksi jaat osoitekirjaasi?

Henkilökuntasi on velvollinen ottamaan säännöllisesti yhteyttä yrityksen asiakkaisiin ja toimittajiin, ja nämä tiedot tallennetaan yksityiseen osoitekirjaasi?

• Nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, voit valita, mitä tietoja haluat jakaa ja mitä haluat säilyttää yksityisenä.

Miten jaettu osoitekirja toimii?

Jos käytät yhteistoimintatyökalua, kuten eGroupWare tai Open Xchange, jokaisen käyttäjän on kirjauduttava sisään, jotta hän voi käyttää jaettua osoitekirjaa. Yrittäjänä voit hallita käyttäjätilejä antamalla eri vaihtoehtoja eri profiilien mukaan (vain luku -vaihtoehto / yhteystietojen lisääminen tai poistaminen).

• Kotona jokaisella käyttäjällä on oma osoitekirja, joka on kaikkien saatavilla, hän voi muuttaa ja täydentää sitä. Pääkäyttäjänä voit lisätä tai poistaa yhteisiä osoitekirjan merkintöjä.
• Jos haluat säästää aikaa jaetun osoitekirjan luomisessa, on mahdollista tuoda jo olemassa oleva osoitekirja.
• Jotkin osoitekirjat liittyvät viestijärjestelmään, ja tämä lisää järjestelmän tehokkuutta.

Yhteensopivuusrajoitukset

Jos jotkut kollegasi käyttävät erilaisia ​​sähköpostiohjelmien ohjelmia (Thunderbird, Outlook ... jne.), Yhteystietoluettelosi jakaminen voi olla hankalaa. Tässä tapauksessa voit käyttää ryhmäohjelmistoa.

Jaa osoitekirja Outlookissa

• Luo uusi kansio "jaetut yhteystiedot" Outlookin julkiseen kansioon
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella kansiota "jaetut yhteystiedot" / Ominaisuudet / "Käyttöoikeus", valitse henkilöt, joille haluat jakaa osoitekirjan / Käytä
• Kopioi yksityinen osoitekirja julkiseen kansioon / jaettuun yhteystietoon
• Lisää osoitteet, joihin haluat jakaa jaetun yhteystiedon kansion.
• Muuta "jaettujen yhteystietojen" kansion käyttöoikeuksia
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella jaettua yhteystietoa / Ominaisuudet /
• "Outlook-osoitekirja" / Valitse vaihtoehto "Näytä tämä kansio sähköpostiosoitteen / sovelluksen osoitekirjana"
• "Käyttöoikeuden myöntäminen / Tasojen valinta eri käyttäjille / Käytä
• Tällä jakamismenetelmällä näkyvät vain Yhteystiedot-kansion yhteystiedot.

Osoitekirjan jakaminen yhteistyössä toimivien ohjelmistojen kanssa

Ryhmäohjelmisto- tai yhteistoiminnallinen ohjelmisto antaa työntekijöillesi mahdollisuuden työskennellä samoilla sovelluksilla omalta tietokoneelta Internet-yhteyden kautta, jopa etänä.

Useat "ryhmätyökalut" ovat saatavilla markkinoilla:

• GroupWare
• OpenGroupware
• Palvelin Avaa Xchange
• QSMS
• TelmatWeb
• Zimbra

Nämä ryhmätyökaluratkaisut ylittävät jaetun osoitekirjan toiminnot. Yhteistyöohjelmiston avulla voit hallita yhteystietojasi, mutta myös tapaamisia, projekteja, tiimejä jne.